Farbige Kategorien in Outlook – auch bei IMAP

1. Kategorien festlegen

In Outlook unter IDO Plan → Einstellungen → Kategorien … oder im Portal unter Kategorien: Kategorien anlegen, umbenennen, Farbe wählen, nicht benötigte löschen. IDO Plan sichert die Liste auf dem Server; beide Wege zeigen denselben Stand.

Auf einem neuen PC holt „Vom Server übernehmen“ im selben Fenster Namen und Farben zurück – Outlooks Standardkategorien werden dabei durch Ihre ersetzt.

2. Farbregeln anlegen

Den Posteingang öffnen, dann IDO Plan → Einstellungen → Kategorien … → Farbregeln anlegen. IDO Plan legt in der Ansicht dieses Ordners je Kategorie eine Regel „IDO Plan: Name“ mit der passenden Schriftfarbe an – noch ausgeschaltet.

3. Bedingung je Regel setzen

1. In Outlook Ansicht → Ansichtseinstellungen → Bedingte Formatierung.
2. Regel „IDO Plan: …“ anklicken → Bedingung… → Registerkarte Weitere Optionen → Kategorien… → die passende Kategorie anhaken → OK → OK.
3. Den Haken vor der Regel setzen.
4. Für jede Kategorie wiederholen, zum Schluss OK.

Warum dieser Schritt von Hand? Outlook speichert die Bedingung „Kategorien“ nur zuverlässig, wenn sie über die eigene Oberfläche gesetzt wird – automatisch angelegt, würde die Regel bei IMAP alle Mails färben.

Weitere Ordner mit derselben Ansicht übernehmen die Regeln automatisch; für Ordner mit anderer Ansicht die Schritte 2 und 3 dort wiederholen.

Wie viele Farben gibt es?

Outlook kennt 25 Kategorienfarben, für die Schrift in der Mailliste aber nur 16. Gut lesbar auf weißem Grund sind davon 10: Rot, Pink, Dunkelrot, Oliv, Grün, Petrol, Blau, Lila, Marineblau und Grau. Damit lassen sich bis zu 10 Kategorien eindeutig farbig unterscheiden. Weitere Kategorien sind möglich, ähnliche Farben teilen sich dann eine Schriftfarbe (z. B. Orange und Weinrot → Dunkelrot, Gelb → Oliv, weil gelbe Schrift kaum lesbar ist).

Exchange und Microsoft 365

Bei Exchange-Postfächern zeigt Outlook die farbigen Kästchen selbst – dort ist nichts einzurichten.