Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

IDO GmbH, Anderslebener Straße 40, 39387 Oschersleben, Deutschland
Telefon: 03949 / 96572 · E-Mail: info@ido-gmbh.de

Für Daten, die Firmen in IDO Plan verarbeiten (Kalender, Kontakte, Aufgaben ihrer Mitarbeiter), ist die jeweilige Firma verantwortlich. Die IDO GmbH verarbeitet diese Daten in ihrem Auftrag nach Art. 28 DSGVO, siehe Auftragsverarbeitung.

2. Besuch dieser Webseite

Server-Protokolle

Beim Aufruf einer Seite verarbeitet der Webserver die aufgerufene Adresse, Datum und Uhrzeit, Browsertyp und Betriebssystem sowie die IP-Adresse Ihres Anschlusses. Das dient dem sicheren Betrieb und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach spätestens sieben Tagen gelöscht, es sei denn, ein Sicherheitsvorfall erfordert eine längere Aufbewahrung.

Verschlüsselte Übertragung

Die Webseite, das Portal, das Outlook-Add-in und die Handy-Abgleiche übertragen Daten durchgängig verschlüsselt (TLS, erkennbar an „https://“).

Cookies

Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Nachverfolgungscookies. Nur wenn Sie das Anfrageformular oder die Anmeldung aufrufen, wird ein technisch notwendiges Sitzungscookie gesetzt („idoplan_session“, Zufallskennung zum Schutz vor gefälschten Formularen und für die Anmeldung). Es wird beim Schließen des Browsers gelöscht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; keine Einwilligung nötig nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Keine Inhalte Dritter, keine Reichweitenmessung

Schriftarten, Bilder, Stilvorlagen und Skripte werden ausschließlich von unserem eigenen Server ausgeliefert. Wir binden keine Dienste von Google, Meta oder anderen Anbietern ein, verwenden keine Social-Media-Buttons und messen keine Reichweite.

3. Angebotsanfrage und Kontakt

Wenn Sie über das Formular ein Angebot anfordern, verarbeiten wir Name, Firma, E-Mail-Adresse und Ihre freiwilligen Angaben (Telefon, Zahl der Mitarbeiter und Ressourcen, Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen). Die Anfrage geht per E-Mail an info@ido-gmbh.de. Gegen Missbrauch schützen ein unsichtbares Zusatzfeld, eine Mindestdauer zwischen Aufruf und Absenden und eine Begrenzung der Anfragen je Anschluss – ohne Dienste Dritter wie CAPTCHAs.

Bei Kontakt per E-Mail, Telefon oder Post verarbeiten wir Ihre Angaben ebenfalls nur zur Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Bitte beachten Sie, dass unverschlüsselte E-Mails auf dem Übertragungsweg mitgelesen werden können.

4. Nutzung von IDO Plan

Für Mitarbeiter der Firmen, die IDO Plan nutzen, verarbeiten wir im Auftrag ihrer Firma:

• Konto: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Rechte, Kennwort (nur als sicherer Hash), Zeitpunkt der letzten Anmeldung.
• Kalender und Buchungen: Termine mit Titel, Zeit, Ort, Beschreibung, Teilnehmern und gebuchten Räumen oder Fahrzeugen sowie Freigaben.
• Aufgaben und Kontakte: Aufgaben mit Zuweisungen, das Firmenadressbuch sowie „Meine Kontakte“ und gemeinsame Adressbücher.
• Postfach-Anmeldung: das App-Kennwort des Postfachs, verschlüsselt gespeichert. Damit verschickt IDO Plan Einladungen aus dem eigenen Postfach.
• Abwesenheitsnotiz: Ist sie eingeschaltet, prüft IDO Plan den Posteingang per IMAP nur lesend auf neue Mails. Für die Antwort werden nur die Kopfdaten (Absender, Betreff, Kennzeichen) gelesen; die ganze Mail nur, wenn eine Weiterleitung eingestellt ist. Inhalte werden nicht gespeichert; gespeichert wird nur, welchen Absendern schon geantwortet wurde – bis zur nächsten Änderung der Notiz.
• Geräte: Bezeichnung und Zugangsschlüssel (nur als Hash) für Outlook und Handys, Zeitpunkt der letzten Nutzung.
• Protokoll: wichtige Änderungen (wer, wann, was) für die Verwaltung der Firma.

Das Outlook-Add-in speichert Einstellungen und ein Fehlerprotokoll nur auf dem eigenen PC (%APPDATA%\IDO Plan) und spricht ausschließlich mit IDO Plan. Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit Ihrer Firma bzw. deren berechtigtes Interesse an der Zusammenarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, § 26 BDSG). Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung findet nicht statt.

5. Hosting und Empfänger

IDO Plan läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen) in Deutschland; Hetzner ist als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn das Gesetz es verlangt oder es zur Vertragserfüllung nötig ist – etwa Einladungen an die Teilnehmer eines Termins.

6. Speicherdauer

• Server-Protokolle: höchstens 7 Tage
• Versandprotokoll von E-Mails (auch Anfragen): 30 Tage
• Anfragen ohne Geschäftsbeziehung: Löschung nach abschließender Bearbeitung
• Daten in IDO Plan: für die Dauer des Vertrags mit Ihrer Firma; danach Löschung nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung
• tägliche Datensicherungen: 14 Tage
• Geschäftsunterlagen: 6 bzw. 10 Jahre nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Eine formlose Nachricht an die oben genannte Anschrift oder E-Mail-Adresse genügt. Betrifft Ihr Anliegen Daten Ihrer Firma in IDO Plan, leiten wir es an die Firma weiter.

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. beim Landesbeauftragten für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Magdeburg (datenschutz.sachsen-anhalt.de).

Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Rechtslage, Leistungen oder Technik ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026